FINALITES DU POSTE
Dans le cadre de AMECA les finalités sont d’ordre opérationnel :
- L’assistante Administrative & Direction est la collaboratrice directe du Chef atelier et assiste l’ensemble de l’équipe AMECA
MISSIONS DU POSTE
Dans le cadre des orientations stratégiques du Groupe, ce poste a pour missions de :
- Organiser les flux d’informations
- Décharger le Chef d’atelier et le Directeur Administratif et Financier
- Gérer tous les aspects administratifs d’AMECA
PRINCIPALES RESPONSABILITES
Dans le cadre des orientations et des missions précitées, ce poste porte les responsabilités suivantes :
- Au niveau de son TITULAIRE :
- A. Administratif :
- Gérer les contrats d’assurance dans tous leurs aspects
- Gérer les sinistres (rédaction des constats avec le collaborateur concerné, …)/litigesAttribuer les badges carburants
- Rédiger préalable des dossiers de financement avant transfert au DAFGérer les tickets d’essence au bord à bord
- Archiver l’ensemble de la GED du parc (notice, carte grise, assurance,…)
- B. Opérationnelle
- Centraliser les informations constructeurs sur le matériel neuf afin d’optimiser notre rentabilité
- Gérer les KPI de ALX, coût d’exploitation, ….
- Dispatcher le planning des entretiens via les alertes réceptionnées
- Vérifier et rattacher les factures des sous-traitants au bon matériel et à la bonne entité
- Réceptionner, dispatcher, saisir et expédier le courrier
- Utiliser des Equipements de Protection Individuelle mis à sa disposition conformément aux directives HSE (casque, bouchons d’oreille, chaussures de sécurité…)
- Participer à l’organisation des réunions de Direction
- Organiser les déplacements
- Gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau
- Assurer une gestion stricte de l’organisation, du rangement et de la présentation de AMECA
- Prendre en compte, en accord avec le Chef d’atelier et le Directeur Administratif et Financier, toute action permettant de les décharger
- Jouer un rôle d’interface relationnelle, voire de reporting de l’entreprise
- Coordonner et faciliter la circulation d’informations
- C. Achats
- Reprise dossier après validation du devis sur les aspects administratifs
- Gérer le tableau d’affectation du matériel
- Assurer le paiement du matériel
- Gérer le transport du matériel lors de livraison
- Implémenter l’ensemble de nos logiciels sur ce nouveau matériel
- Assurer la conformité d’utilisation de celui-ci en terme de document (assurance, carte grise, traçabilité,…)