FINALITES DU POSTE
Dans le cadre de la Promotion Brandizi les finalités sont d’ordre opérationnel :
- L’assistante clientèle et technique de promotion assiste le Responsable des ventes et clientèle
- L’assistante clientèle et technique de promotion peut assister l’ensemble de la promotion occasionnellement selon les urgences de la promotion
MISSIONS DU POSTE
Dans le cadre des orientations stratégiques de la promotion, ce poste a pour missions de :
- Organiser les flux d’informations
- Décharger l’ensemble de l’équipe de la promotion
- Gérer tous les aspects administratifs de la promotion sur la partie clientèle et occasionnellement sur la partie technique
- Accueillir les clients de BIM et identifier les besoins afin de les orienter vers le bon interlocuteur en l’absence de la secrétaire de direction
- Assister quotidiennement le Responsable des ventes et clientèle dès la réservation jusqu’à la livraison du bien
PRINCIPALES RESPONSABILITES
Dans le cadre des orientations et des missions précitées, ce poste porte les responsabilités suivantes :
- Au niveau de son TITULAIRE :
- Être le point focal avec les prestataires externes (modification des plans,…)
- Veiller au suivi des appels de fonds et leurs encaissements
- Fournir aux clients toutes les informations liées à l’utilisation de l’appartement et de ses équipements
- Rappeler les garanties du client après la livraison
- A. Phase « chantier en cours »
- Envoyer les devis, plan, décharge PMR aux acquéreurs
- Suivre les validations et les règlements
- Valider les modifications au conducteur de travaux pour exécution
- Envoyer les appels de fonds aux acquéreurs
- B. Phase « fin de chantier »
- Préparer le PV
- Rédiger les réserves dans le tableau « gestion des réserves » à chaque étape et visite du bien
- Transmettre les réserves aux entreprises concernées pour rectification à chaque étape et visite du bien
- Suivre l’avancement des levées de réserves et relances éventuelles à chaque étape et visite du bien
- Demander le devis Syndic, entreprises nettoyage etc…
- Préparer + envoyer les courriers de convocations pour l’assemblée générale
- Préparer le PV + dossier de livraison
- Préparer les dossiers de livraison
- Point sur les appels de fonds acquéreurs
- Récupérer la facture TMA
- Au niveau de son TITULAIRE ponctuellement :
- Assister l’équipe dans la gestion administrative des opérations (contrats prestataires, concessionnaires, PC, documents commerciaux, assurances, marchés, pièces notaires…) sur les aspects juridiques, techniques et financiers des opérations
- Constituer et suivre les dossiers spécifiques selon des processus internes (Garantie Financières d’Achèvement, Dommages-Ouvrage, Acte de dépôt, …)
- Assurer la tenue et le suivi des documents administratifs et commerciaux des opérations
- Effectuer l’enregistrement des pièces contractuelles des entreprises prestataires et le traitement des factures des fournisseurs en liaison avec le service comptable
- Collecter les documents techniques et administratif
- Constituer des dossiers marché de travaux et préparer les OS
- Envoyer et suivre les documents règlementaires (déclaration de travaux, déclaration d’ouverture de chantier, DT et DICT, déclaration préalable, DACT)
- Envoyer et suivre les demandes de raccordement et des contrats concessionnaires
- Etablir les lettres de commande et contrat avec les intervenants extérieurs (architecte, BET, bureaux de contrôle…)
- A. Phase de lancement du projet – attribution des lots
- Récupérer les pièces administratives auprès des entreprises
- Demander les PPSPS
- Rédiger les Marchés + rédaction des contrats intervenants avec signature + enregistrement des dossiers
- Transmettre les diverses pièces administratives au MO
- B. Phase de démarrage du projet/vente
- Demander les DT
- Récupérer et enregistrer les visites d’inspections communes de chaque entreprise auprès du CSPS
- Déclarer l’ouverture de chantier
- Faire les déclarations préalables
- Assister l’attachée clientèle dès la réservation du bien
- Demander les raccordements concessionnaires :
- EDF + OEHC + ORANGE + EAU
- Suivre le tableau « Récapitulatif concessionnaires chantier »
- C. Phase chantier en cours
- Demander les attestations d’avancement de chantier au MO
- Bureau de contrôle :
- Enregistrer les rapports de visites
- Enregistrer les avis suspendus sur le tableau de suivi
- Préparer les avenants aux contrats de travaux
- Gérer les facturations :
- Enregistrer des diverses factures
- D. Phase fin de chantier
- Demander les DOE + Dossier d’Intervention Ultérieure d’Ouvrage
- Déclarer l’Achèvement des Travaux
Centraliser l’ensemble des réserves OPR puis dispatcher l’ensemble des OPR aux entreprises concernées pour lever les réserves